新的一年開始了，外貿(mào)人在迎接新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇時(shí)，需要有條不紊地展開工作。以下是一個(gè)開工指南，幫助外貿(mào)人有效開展工作，提高工作效率。

第一步：與客戶溝通

在開工的第一步，與外貿(mào)客戶進(jìn)行有效的溝通是至關(guān)重要的。通過友好的打招呼，告知外貿(mào)客戶我們已經(jīng)開始工作。在表達(dá)“開工”的時(shí)候，使用英文表達(dá)kick off，這不僅避免了死板生硬的表達(dá)，同時(shí)也傳達(dá)了形象生動(dòng)的意境。例如：“Let’s kick off the work!” 或簡潔地說：“Let’s kick off!” 另外，表達(dá)回歸工作狀態(tài)的英文也可以選擇back to work或resume operation/resume production。

開工郵件示例：

Hi Sir,

How are you these days?

We are back to work today, our quotation has been updated and we will send it to you if you need it. Any other needs, please feel free to contact me. Thanks.

(我們今天回來上班了，我們的報(bào)價(jià)單已經(jīng)更新，如果您需要，我們將給您發(fā)送。任何其他的需要也請(qǐng)聯(lián)系我，謝謝。)

Best wishes,

Lica Huang

第二步：修改假期時(shí)間信息

確保假期時(shí)間的及時(shí)更新對(duì)于開工后的正常運(yùn)營至關(guān)重要。不僅要修改網(wǎng)站上的假期時(shí)間，還要及時(shí)更新郵箱自動(dòng)回復(fù)和在線溝通工具上的上班時(shí)間，以免外貿(mào)客戶因?yàn)樾畔⒉煌蕉艿接绊憽?/p>

第三步：聯(lián)系工廠或供應(yīng)商

在新年伊始，與工廠或供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，通知他們我們已經(jīng)開始工作。確認(rèn)工人到崗時(shí)間，生產(chǎn)接單情況，供貨能力，并了解產(chǎn)品價(jià)格的變動(dòng)，是否能夠提供報(bào)價(jià)。

第四步：聯(lián)系貨代

及時(shí)聯(lián)系外貿(mào)貨代，告知他們我們已經(jīng)復(fù)工。了解春節(jié)后拖頭和船務(wù)信息是否有變動(dòng)，艙位情況，以及正常運(yùn)輸?shù)念A(yù)計(jì)時(shí)間等信息。

第五步：訂單分類整理

對(duì)正在進(jìn)行中的訂單進(jìn)行分類整理，涉及到的問題如船運(yùn)、生產(chǎn)進(jìn)度、提單、樣品尺寸等，進(jìn)行有序的記錄和登記。根據(jù)時(shí)間進(jìn)度和客戶特點(diǎn)，進(jìn)行簡單的分析和分類。整理信息和準(zhǔn)備的資料，確保清晰有序，為準(zhǔn)確的跟進(jìn)做好充分準(zhǔn)備。

第六步：處理郵件

處理收到的詢盤郵件時(shí)，按照“輕重緩急”原則進(jìn)行分類處理。將重要且緊急的郵件放在首位，緊急不重要的放在第二位，重要不緊急的放在第三位，不重要不緊急的郵件則留在最后處理。

跟進(jìn)郵件示例：

Dear Sir,

We return to work today, and I check the goods may arrive at the port the day after tomorrow. I will sort out the delivery materials today and send them to you tomorrow. Any questions, please contact me anytime. Glad to serve you.

(我們今天上班了，我查看到貨物可能后天到港，我今天會(huì)整理提貨資料，明天發(fā)給您。任何問題請(qǐng)聯(lián)系我，樂意為您效勞。)

Your friend,

Lica Huang

第七步：更新報(bào)價(jià)單，整理資料

發(fā)出郵件后，很多外貿(mào)客戶可能會(huì)要求更新報(bào)價(jià)單，因此要及時(shí)進(jìn)行更新。如果有漲價(jià)的計(jì)劃，務(wù)必抓住這次調(diào)整報(bào)價(jià)的機(jī)會(huì)，確保報(bào)價(jià)單的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。這將有助于更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化和滿足外貿(mào)客戶需求。

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